1. Quy chế công ty được hiểu như thế nào? Hiện nay, quy chế công ty thường bao gồm những loại nào?
Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan cũng không có định nghĩa như thế nào là quy chế công ty.
Tuy nhiên hái niệm “Quy chế công ty” lại không hề xa lạ trong các doanh nghiệp tại Việt Nam:
- Quy chế là văn bản có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành, quy chế theo một trình tự, thủ tục nhất định, có hiệu lực đối với các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế.
- Quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề như chế độ chính sách, công tác nhân sự, quyền hạn, tổ chức hoạt động… Quy chế đưa ra những yêu cầu mà các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế cần đạt được và mang tính nguyên tắc.
Không chỉ đơn giản rằng, quy chế giúp doanh nghiệp vận hành các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp được nhịp nhàng hơn, mà các văn bản này còn giúp doanh nghiệp giám sát được sự tuân thủ của người lao động. Bởi như chúng ra thấy, không phải hoạt động nào của doanh nghiệp cũng được pháp luật lao động điều chỉnh, pháp luật chỉ đưa ra quy định chung và về phía doanh nghiệp sẽ cần cụ thể hóa quy định đó để áp dụng vào doanh nghiệp.
Vì đây là bộ tập hợp các văn bản quy định nội quy của công ty mà tất cả các phòng ban, thành viên công ty có trách nhiệm tuân thủ, chúng có những vai trò chính như sau:
- Giúp công tác điều hành và quản lý nội bộ công ty dễ dàng hơn: tập thể và cá nhân trong doanh nghiệp thông qua các quy định được ghi ra trong quy chế nội bộ đều nâng cao ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của mình;
- Giúp quản lý tốt nguồn lực của công ty. Ví dụ như các quy chế trong công ty về tài chính, lương thưởng là những yếu tố cần thiết để quản lý nguồn vốn, tránh lãng phí, thất thoát…Bên cạnh đó cũng là là để bảo vệ nguồn lực con người, phát huy đúng sở trường, thế mạnh, tiềm năng của mỗi nhân viên.
- Giúp nâng cao văn hóa ứng xử, tăng tính văn minh, lịch sử, kỷ cương trong môi trường làm việc, góp phần nâng cao uy tín, vị thế của doanh nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng bản sắc cho riêng mình. Bởi lẽ, mỗi doanh nghiệp được phép xây dựng hệ thống quy chế nội bộ mang màu sắc riêng mình, miễn là đúng với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Hiện nay, quy chế công ty thường bao gồm các văn bản sau:
(1) Các quy chế quản trị cấp cao:
- Quy chế quản trị nội bộ
- Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị
- Quy chế hoạt động của hội đồng thành viên
- Quy chế hoạt động của Ban Giám đốc
- Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát
(2) Các quy chế quản lý hành chính:
- Quy chế quản trị hành chính
- Quy chế quản lý và sử dụng máy tính
- Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản
- Quy chế sử dụng con dấu
- Quy chế quản lý tài sản
- Quy chế quản lý hợp đồng
(3) Các quy chế quản lý đầu tư, xây dựng:
- Quy chế đầu tư
- Quy chế đầu tư xây dựng
(4) Các quy chế quản lý nhân sự:
- Quy chế quản lý nhân sự
- Quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, từ chức
- Quy chế lương thưởng
- Quy chế trả lương theo KPI
- Quy chế văn hóa
- Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng
- Quy chế bảo mật thông tin nội bộ
(5) Quy chế quản lý tài chính:
- Quy chế quản lý tài chính
Quy chế công ty
2. Nội dung của quy chế
Tùy vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động hay đặc thù riêng của từng doanh nghiệp mà nội dung quy chế công ty sẽ khác nhau. Tuy nhiên, một số nội dung cơ bản cần thiết mà các quy chế đề cập đến sẽ bao gồm:
- Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty;
- Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục các cuộc họp; trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý; quy trình phối hớp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty;…
- Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác; quy chế về lương và trợ cấp ; quy chế khen thưởng và kỉ luật; quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán;…
- Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ công ty.
3. Soạn Thảo Quy Chế
Sau khi giải đáp quy chế là gì, chúng ta đi sâu và quy trình soạn thảo quy chế tiêu chuẩn trước khi triển khai trên thực tế. Cụ thể như sau:
- Tiếp nhận yêu cầu xây dựng, soạn thảo và rà soát quy chế công ty.
- Tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý theo quy định pháp luật.
- Hỗ trợ khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu cùng hồ sơ liên quan phục vụ cho quá trình soạn thảo quy chế nội bộ.
- Giải đáp các quy định pháp luật ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình soạn thảo và triển khai quy chế.
- Thẩm định các nội dung của quy chế, soạn thảo và rà soát phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành và tình hình doanh nghiệp thực tế.
- Gửi bản thảo quy chế và nhận góp ý từ phía doanh nghiệp trước khi đi đến thống nhất cuối cùng.
- Hoàn thiện quy chế và trình ban điều hành.
4. Để xây dựng và ban hành quy chế cần phải xét yếu tố phù hợp với doanh nghiệp, đảm bảo được tính khoa học và ứng dụng. Chính vì vậy, các yếu tố sau đây cần được lưu ý:
- Tính hợp pháp: Phù hợp với pháp luật, không trái pháp luật là yếu tố đầu tiên cần phải có khi đưa ra quy chế. Chính vì vậy khi xây dựng quy chế, người soạn thảo cần phải dựa trên những quy định pháp luật.
- Tính thực tiễn: Các hoạt động của doanh nghiệp phải có sự phù hợp với quy chế. Nếu không phù hợp sẽ dẫn đến những tác động xấu.
- Tính hiệu quả: Quy chế góp phần tạo nên hành lang pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cá nhân và tổ chức. Do vậy, khi nó được áp dụng phải được sự ủng hộ, tôn trọng và thực thi bởi những người trong tổ chức đó.
