Chữ ký số có bắt buộc không?
Chữ ký số không bắt buộc đối với tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, do những thuận lợi mà chữ ký số mang lại, các tổ chức, doanh nghiệp đã và đang được khuyến khích đăng ký chữ ký số ngay từ khi thành lập, nhằm thuận lợi hơn cho quá trình hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp đó.
Có trường hợp nào yêu cầu bắt buộc sử dụng chữ ký số không?
Mặc dù chữ ký số là nội dung không bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp, tuy nhiên, có 03 trường hợp sau các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch.
Trường hợp 1: Khi sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa và dịch vụ. Điều này đã được quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành:
Một hóa đơn điện tử cần phải có “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán”.
Trường hợp 2: Khi kê khai và nộp thuế
Từ năm 2015, các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc phải tiến hành giao dịch với cơ quan quản lý thuế bằng giao dịch điện tử. Điều này đã được thể hiện rõ trong Công văn số 16132/BTC-TCT về việc Đẩy mạnh triển khai chương trình Nộp thuế điện tử.
Đồng thời, Khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP cũng quy định: “Người nộp thuế là tổ chức kinh doanh sử dụng các dịch vụ điện tử do cơ quan thuế cung cấp (đăng ký thuế, khai, nộp thuế, tra cứu và gửi thông tin về thuế), trừ trường hợp đặc biệt theo quy định của Bộ Tài chính”.
Về việc kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp, Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14 đã quy định: “Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật”.
Trường hợp 3: Kê khai bảo hiểm xã hội
Tại Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH đã quy định:
“1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.
- Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử”.
Từ quy định trên, có thể thấy hiện nay cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp đã bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi kê khai BHXH trực tuyến.
Như vậy, mặc dù việc đăng ký chữ ký số không phải là yêu cầu bắt buộc, các tổ chức, doanh nghiệp vẫn được yêu cầu phải sử dụng chữ ký khi thực hiện các thủ tục khai hóa đơn điện tử, khai thuế và khai bảo hiểm xã hội. Đây là những thủ tục các tổ chức và doanh nghiệp cần thực hiện thường xuyên và liên tục trong suốt quá trình hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp. Do đó, việc mua chữ ký số là việc cần thiết cho tổ chức và doanh nghiệp trong thời gian hoạt động.
Lợi ích khi sử dụng chữ ký số
So sánh với chữ ký tay truyền thống, chữ ký số có những ưu điểm sau đây:
Một, chữ ký số đơn giản hóa các thủ tục. Việc đơn giản hóa quy trình xin chữ ký giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian thực hiện các thủ tục hành chính đối với cơ quan nhà nước, cũng như việc giao kết hợp đồng với khách hàng thông qua nền tảng điện tử – hình thức giao kết hợp đồng mới trong thời đại công nghệ số. Tổ chức và doanh nghiệp không cần thiết phải trực tiếp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện các thủ tục thuế/hải quan/chứng khoán: kê khai, thực hiện nghĩa vụ tài chính, các thủ tục hành chính: đăng ký kinh doanh, thành lập văn phòng đại diện, mở rộng chi nhánh, đại lý…; ngoài ra, các đối tác thương mại có thể không cần sắp xếp gặp mặt trực tiếp để ý kết hợp đồng. Điều này đặc biệt phù hợp cho các hợp đồng thương mại hàng hóa, dịch vụ quốc tế giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài.
Hai, chữ ký số đảm bảo được tính hợp pháp của chữ ký. Mặc dù về cơ bản, chữ ký tay truyền thống thể hiện thẩm quyền và ý chí của người đại diện theo pháp luật của tổ chức và doanh nghiệp, tuy nhiên không phải bất cứ ai cũng có thể xác định được thẩm quyền của người ký có đảm bảo hay không, đặc biệt là thẩm quyền giao kết hợp đồng trong thương mại quốc tế. Theo đó, khi tổ chức, doanh nghiệp tiến hành sử dụng chữ ký số trong giao kết hợp đồng, có thể khẳng định chắc chắn về thẩm quyền của người ký, từ đó tạo niềm tin cho việc thực hiện hợp đồng và loại trừ được những tình huống phát sinh sau này.
Ba, chữ ký số mang tính bảo mật cao. Chữ ký số được lưu trữ dưới dạng một chiếc USB, gọi là USB Token. Theo đó, chỉ có những cá nhân được cấp mã PIN mới có quyền sử dụng chữ ký số, thông thường là người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, tính bảo mật trong giao kết hợp đồng bảo bảo đảm không bị tiết lộ thông tin, thiếu sót hồ sơ quan trọng.
Nhược điểm của chữ ký số
Bên cạnh ưu điểm không thể phủ nhận, chữ ký số có những nhược điểm mà các tổ chức, doanh nghiệp cần phải cẩn thận trong khi sử dụng.
Một, mã PIN của chữ ký số là vô cùng quan trọng và cần phải được bảo mật tuyệt đối. Theo đó, nếu trong quá trình sử dụng, mã PIN của chữ ký số bị tiết lộ ra ngoài, tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành ngay những biện pháp đảm bảo không bị mất các thông tin quan trọng được USB mang chữ ký số mã hóa. Trong trường hợp xảy ra sai sót, giả mạo, quá trình chứng minh chữ ký số luôn khó khăn và phức tạp hơn so với chữ ký tay thông trường.
Hai, USB chứa chữ ký số cần được bảo quản cẩn thận. Đối với chữ ký tay thông thường, tổ chức, doanh nghiệp không cần thiết phải có nhiệm vụ “bảo quản”, tuy nhiên, đối với chữ ký số mã hóa vô số những thông tin quan trọng của tổ chức và doanh nghiệp, nững cá nhân có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản chữ ký số phải thật cẩn thận trong quá trình sử dụng, đảm bảo USB không xảy ra vấn đề gì về cả phần cứng và phần mềm.
Ngoài ra, trong một số trường hợp không mong muốn, chữ ký số có thể gặp vấn đề khi khai thuế qua mạng. Khi tiến hành sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng, một số lỗi không đáng có có thể xảy ra như cài đặt trình duyệt không tương thích, lỗi hồ sơ chưa được đăng ký thuế qua mạng, lỗi cấu trúc, lỗi tên tệp khai thuế không hợp lệ. Thêm vào đó, số liệu điều chỉnh của tờ khai thuế cũng không được cập nhật thường xuyên sau khi quá hạn nộp báo cáo bởi phần mềm kê khai thuế qua mạng nên vấn đề sai sót trong văn bản vẫn có thể xảy ra. Hơn nữa, đường truyền về công nghệ thông tin kết nối, cơ sở hạ tầng viễn thông của nước ta vẫn chưa thực sự đảm bảo có chất lượng ổn định.
Tuy nhiên, những nhược điểm của chữ ký số không thể ngăn được xu thế số hóa các thủ tục, trong đó bao gồm cả chữ ký số đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Trong tương lai, Việt Nam sẽ cố gắng hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin, từ đó dần loại bỏ những nhược điểm không đáng có.
