Hội Nghị Hội Thảo Quốc Tế: Các Bước Xin Phép và Tổ Chức Thành Công 2025

1. Hội Nghị, Hội Thảo Quốc Tế Là Gì?

Tổ chức Hội nghị hội thảo quốc tế đang trở thành hình thức giao lưu, hợp tác phổ biến của các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức Việt Nam trong bối cảnh hội nhập toàn cầu. Để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công và đúng quy định pháp luật, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế.

Định nghĩa theo pháp luật Việt Nam

Theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, hội nghị hội thảo quốc tế được hiểu là sự kiện có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo một trong các hình thức sau:

– Gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam

– Hình thức trực tuyến với ít nhất một điểm cầu tại Việt Nam

Cụ thể, bao gồm các trường hợp:

Hội nghị do cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc nhận tài trợ từ nước ngoài
Hội nghị do tổ chức nước ngoài tổ chức tại Việt Nam
Hội nghị hội thảo quốc tế là 1 trong những hình thức thúc đẩy hiệu quả mối quan hệ hợp tác giữa các đối tác nước ngoài hiện nay

2. Mục tiêu của việc tổ chức Hội nghị hội thảo Quốc Tế?

Trong thời đại hội nhập kinh tế toàn cầu, việc không ngừng mở rộng quan hệ với các đối tác, xúc tiến mối quan hệ mạnh mẽ trên thương trường quốc tế trong hợp tác phát triển, thì việc tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế với đa lĩnh vực chủ đề sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như:

– Mở rộng mạng lưới quan hệ đối tác quốc tế

– Xúc tiến thương mại và hợp tác đa lĩnh vực

– Nâng cao uy tín và vị thế doanh nghiệp

– Cập nhật xu hướng và kiến thức mới nhất trong ngành

Tuy nhiên, để đảm bảo tổ chức thành công hội nghị hội thảo quốc tế và đúng quy định pháp luật, các đơn vị, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình thực hiện công việc và chuẩn bị thủ tục pháp lý cần thiết.

Thúc đẩy mối quan hệ hợp tác song phương, học hỏi kinh nghiệm chuyên gia đến từ các nước là 1 trong những lợi ích của hội nghị hội thảo quốc tế

3. Chuẩn Bị Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Quốc Tế

3.1. Lên Kế Hoạch Chi Tiết

Phối hợp với các đơn vị chuyên môn để tham vấn chủ đề, lĩnh vực

Xây dựng danh sách khách mời và diễn giả
Lập thời gian dự kiến thực hiện cho từng công đoạn

3.2. Chuẩn Bị Nội Dung Chương Trình

Soạn thảo bản dự thảo nội dung chương trình
Chuẩn bị tài liệu, slide trình bày

3.3. Triển Khai Truyền Thông

Lên kế hoạch xây dựng truyền thông, quảng bá sự kiện
Điều phối nhân sự chuẩn bị về mặt kỹ thuật, âm thanh, hình ảnh, đón tiếp đại biểu.

4. Xin Giấy Phép Tổ Chức Hội nghị hội thảo quốc tế

Xin Giấy phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế là yếu tố quan trọng và là điều kiện bắt buộc theo quy định pháp luật. Theo đó,

4.1. Quy Trình Xin Phép Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Quốc Tế

Hồ Sơ Xin Phép bao gồm:

Công văn xin phép tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế
Đề án tổ chức chi tiết
Văn bản ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu pháp luật yêu cầu)
Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai (nếu có)

Thời Gian Nộp Hồ Sơ

Đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ đầy đủ trước khi tổ chức:

40 ngày: Đối với sự kiện thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ
30 ngày: Đối với sự kiện thuộc thẩm quyền cơ quan khác
Công tác triển khai kỹ càng và chuẩn bị tính pháp lý sẽ đóng góp cho sự thành công rất lớn vào buổi hội nghị hội thảo quốc tế.

* Lưu ý về điều kiện Hồ Sơ xin cấp phép tổ chức Hội nghị hội thảo quốc tế và những nội dung cần tuân thủ nghiêm ngặt.

Khi có sự tham gia của diễn giả/đại biểu quốc tế, cần chuẩn bị:

Thông Tin Cá Nhân

Profile chi tiết (lý lịch và trình độ chuyên môn) kèm ảnh chân dung
Bản sao hộ chiếu (trang thông tin nhân thân)
File mềm và bản in của tất cả tài liệu

Tài Liệu Nội Dung

Nội dung dự thảo bài phát biểu/trình bày
Tài liệu dự kiến phát tại hội nghị
Bản dịch tiếng Việt có đóng dấu xác nhận kèm bản gốc tiếng nước ngoài

Đề Án Tổ Chức Hội nghị hội thảo quốc tế

Cung cấp thông tin chi tiết để hoàn thiện đề án tổ chức, bao gồm:

Mục đích, ý nghĩa
Thời gian, địa điểm
Quy mô và thành phần tham dự
Chương trình dự kiến

Nội Dung Phải Tuân Thủ Nghiêm Ngặt

Tuyệt đối không được thể hiện các yếu tố:

Xúc phạm chính trị hoặc chủ quyền lãnh thổ
Vi phạm thuần phong mỹ tục
Sai lệch về văn hóa, lịch sử, xã hội của các quốc gia

Kiểm Duyệt Nội Dung

Tất cả bài báo cáo, tài liệu và ấn phẩm truyền thông cần được:

Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi công bố
Đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam
Tôn trọng văn hóa và giá trị của các quốc gia tham gia
Các lưu ý đối với hội thảo có yếu tố nước ngoài cần đảm bảo

4.2. Báo cáo kết quả sau tổ chức Hội nghị hội thảo quốc tế

Trong vòng 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị hội thảo quốc tế, đơn vị tổ chức có trách nhiệm:

Báo cáo kết quả tổ chức
Gửi tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp phép

5. Kết Luận

Tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cả về nội dung thực hiện chương trình lẫn thủ tục pháp lý. Việc nắm rõ quy trình xin cấp phép và các điều kiện cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp, các đơn vị tổ chức triển khai hội nghị hội thảo quốc tế thành công, đúng quy định pháp luật và đạt hiệu quả cao nhất.

Luật Việt Anh 24h – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp