NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI TỔ CHỨC TRIỂN LÃM, HỘI CHỢ THƯƠNG MẠI 2025

Hội chợ, Triển lãm thương mại đang trở thành xu hướng xúc tiến thương mại hiệu quả cho doanh nghiệp Việt Nam năm 2025. Với sự thành công vang dội của Hội chợ Mùa thu 2025 tại Hà Nội, ngày càng nhiều doanh nghiệp quan tâm đến hình thức quảng bá này.

Có thể thấy rằng việc tổ chức Hội chợ, Triển lãm thương mại đã đem lại rất nhiều những lợi ích trong việc như: Quảng bá thương hiệu hiệu quả, thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh doanh, kết nối cộng đồng doanh nghiệp, mở rộng thị trường tiêu thụ,…

Hội chợ, Triển lãm là một trong những hình thức quảng bá hiệu quả

Tuy nhiên, để tổ chức Hội chợ, Triển lãm thương mại thành công và đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ những lưu ý quan trọng sau đây.

Tên chủ đề của hội chợ, triển lãm thương mại

Trước hết, khi tổ chức Hội chợ, Triển lãm thương mại, thương nhân có quyền tự chọn tên và chủ đề phù hợp. Tuy nhiên, cần đảm bảo các yếu tố sau:

Quy định về tên gọi:

– Không trái pháp luật Việt Nam

– Không vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục

– Không sử dụng từ ngữ gây hiểu nhầm

Lưu ý đặc biệt: Nếu tên Hội chợ, Triển lãm thương mại sử dụng từ ngữ quảng bá chất lượng, danh hiệu sản phẩm hoặc uy tín thương nhân, cần có bằng chứng chứng minh theo quy định pháp luật.

2. Nơi đặt địa điểm diễn ra hội chợ, triển lãm thương mại

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu tâm rằng việc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại cần phải được diễn ra ở địa điểm đúng theo xác nhận của cơ quan có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh nơi tổ chức sự kiện. Theo đó

Địa điểm tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại phải:

– Được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền

– Nằm trên địa bàn tỉnh, thành phố đã đăng ký

– Đảm bảo quy mô phù hợp, an toàn, trật tự công cộng.

Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền về chuyên môn tại địa phương để được hướng dẫn cụ thể về danh sách các địa điểm được xác nhận tổ chức Triển lãm, Hội chợ thương mại..

3. Hàng Hóa, Dịch Vụ Trưng Bày, Giới Thiệu Tại Hội chợ, Triển lãm thương mại

Một vấn đề quan trọng không kém mà doanh nghiệp cần phải tuân thủ nghiêm ngặt, đồng thời đảm bảo hội chợ, triển lãm thương mại được diễn ra đúng theo quy định pháp luật thì cần trao đổi, làm rõ một số vấn đề về hàng hóa, dịch vụ trưng bày với các đơn vị, đối tác trước khi và tại thời điểm tham gia trưng bày, giới thiệu hàng hóa tại đây như sau:

3.1. Quy Định Về Nhãn Hàng Hóa

Tất cả hàng hóa trưng bày tại hội chợ, triển lãm thương mại phải:

– Có nhãn hàng hóa đúng quy định

– Ghi đầy đủ thông tin theo quy định pháp luật

– Nhãn mác bằng tiếng Việt

3.2. Hàng Hóa Tạm Nhập Khẩu

Đối với Triển lãm, Hội chợ thương mại có sự tham gia của đối tác nước ngoài:

– Thực hiện thủ tục tạm nhập tái xuất theo quy định hải quan

– Khai báo đầy đủ giá trị hàng hóa

– Đảm bảo tái xuất sau khi kết thúc sự kiện

3.3. Trường Hợp Đặc Biệt: Hàng Giả, Hàng Vi Phạm Sở Hữu Trí Tuệ

Nếu hội chợ, triển lãm thương mại có mục đích trưng bày hàng giả để giáo dục, cảnh báo:

– Phải đăng ký rõ mục đích trong hồ sơ

– Niêm yết rõ ràng “Hàng giả – Chỉ để triển lãm”

– Không được bán hoặc trao đổi

Hàng hóa, sản phẩm trưng bày, giới thiệu tại Triển lãm đều phải tuân thủ theo quy định

Lưu ý quan trọng: Trong quá trình trao đổi với các đơn vị tham gia trưng bày hàng hóa, sản phẩm tại Triển lãm, thương nhân đứng ra tổ chức cần phải đảm bảo thống nhất các nội dung nhất định cũng như phải kiểm duyệt để quảng bá, không vi phạm với quy định về an ninh, chính trị, văn hóa lịch sử xã hội quốc gia nơi tổ chức sự kiện.

4. Trình tự, thủ tục đăng ký

Không chỉ riêng hội chợ, triển lãm thương mại mà bất kì hoạt động sự kiện nào của doanh nghiệp, đơn vị được tiến hành triển khai ngoài nội bộ, có yếu tố đến an ninh trật tự công cộng và kết nối cộng đồng cũng nhất thiết phải xin phép và có sự giám sát của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với lĩnh vực mà mình hoạt động. Chính vì vậy, việc một thương nhân muốn đứng ra tổ chức Triển lãm, Hội chợ nhằm kết nối các nhà đầu tư, đối tác, đơn vị tham gia trưng bày hàng hóa, sản phẩm cần phải thực hiện yêu cầu này theo quy định pháp luật.

Quy trình đăng ký Hội chợ, Triển lãm thương mại 2025

Theo đó, quy trình đăng ký được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Bước 3: Nhận xác nhận và triển khai

– Tổ chức theo đúng nội dung đã đăng ký

– Báo cáo kết quả sau khi kết thúc (đảm bảo trong khuôn khổ trong quy định)

Tổng kết

Hội chợ, triển lãm thương mại là công cụ xúc tiến thương mại hiệu quả cho doanh nghiệp năm 2025. Tuy nhiên, để tổ chức thành công, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp luật về tên gọi, địa điểm, hàng hóa trưng bày và thủ tục đăng ký.

Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp Hội chợ, Triển lãm thương mại diễn ra suôn sẻ mà còn xây dựng uy tín với cơ quan quản lý và đối tác. Đầu tư đúng mức vào khâu chuẩn bị pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa hiệu quả sự kiện. Để Hội chợ, Triển lãm thương mại đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp nên:

Tìm đơn vị pháp lý uy tín: Hỗ trợ thủ tục hành chính, soạn thảo hợp đồng với các đơn vị tham gia
Đồng hành tư vấn pháp lý: Từ khâu chuẩn bị, triển khai đến báo cáo kết quả
Kiểm duyệt nội dung: Đảm bảo không vi phạm quy định về an ninh, chính trị, văn hóa

Công ty Luật Việt Anh 24H vinh dự là một đơn vị pháp lý có kinh nghiệm đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cung cấp các giải pháp pháp lý, đảm bảo hồ sơ quy trình thủ tục tổ chức Hội chợ, Triển lãm thương mại

Tư vấn điều kiện và thủ tục: Hướng dẫn các bước, phù hợp với quy mô sự kiện