Pháp luật về chữ ký số cá nhân
Pháp luật Việt Nam đưa ra định nghĩa về chữ ký số cá nhân theo Điều 3 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT. Theo đó, chữ ký số cá nhân là chữ ký số được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cá nhân. Một cách dễ hiểu, chữ ký số cá nhân là chữ ký của mỗi cá nhân dưới dạng điện tử, được sử dụng trong môi trường điện tử và tuân thủ pháp luật Việt Nam.
Chữ ký số cá nhân sử dụng làm gì?
Chữ ký số cá nhân có thể được sử dụng trong những trường hợp sau, nhằm tiết kiệm thời gian, tăng cường tính bảo mật hơn đối với các thông tin cá nhân.
Đối với cá nhân, mọi công dân Việt Nam có nhu cầu đều có thể đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân cho các hoạt động giao kết hợp đồng điện tử, mua bán trực tuyến hoặc ký bất cứ giấy tờ nào mà không cần thiết phải tiến hành thêm các bước khác
Đối với các cá nhân trong doanh nghiệp, cá nhân có thể tiến hành đăng ký chữ ký số để đơn giản hóa việc ký các văn bản thuộc thẩm quyền của mình. Điều này không thay thế vai trò của chữ ký số doanh nghiệp do về bản chất, chữ ký số doanh nghiệp tương đương với con dấu doanh nghiệp, không có tác dụng thay thế chữ ký của cá nhân có thẩm quyền. Cụ thể, Khoản 2 Điều 6 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT có quy định như sau:
“2. Ký số trên văn bản điện tử
- a) Trường hợp quy định người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử, thông qua phần mềm ký số, người có thẩm quyền sử dụng khóa bí mật cá nhân để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử;”
- b) Trường hợp quy định cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử, thông qua phần mềm ký số, văn thư được giao sử dụng khóa bí mật con dấu của cơ quan, tổ chức để thực hiện việc ký số vào văn bản điện tử;”
Như vậy, trường hợp sử dụng chữ ký số doanh nghiệp và sử dụng chữ ký số cá nhân là 02 trường hợp khác nhau được ghi nhận tại Điều 6 là 02 trường hợp khác nhau
Chữ ký số có thể được yêu cầu sử dụng khi các cá nhân tiến hành xác nhận nội dung hoặc ký các văn bản trên nền tảng số.
Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân
Theo quy định của pháp luật tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT ngày 19/10/2015,
Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép theo quy định của pháp luật thì sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu sẽ có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.
Một số lợi ích của chữ ký số
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ: Việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần một thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng: Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng thuận tiện xem tài liệu và ký số trực tiếp trên các thiết bị, phần mềm.
Ký duyệt mọi lúc mọi nơi: Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số cá nhân hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu.
An toàn, bảo mật: Chữ ký số cá nhân đảm bảo được tính bảo mật của các thông tin trao đổi, đảm bảo an toàn cho các giao dịch trực tuyến diễn ra thuận lợi, nhanh chóng.
Đăng ký chữ ký số cá nhân
Khác với chữ ký số doanh nghiệp cần sử dụng đến thiết bị USB Token, dịch vụ chữ ký số cá nhân có các hình thức là SIM – CA (hiện tại được cung cấp bởi một số nhà mạng tại Việt Nam), hoặc dịch vụ e-SIGN đến từ các nhà cung cấp có uy tín. Các cá nhân có thể tự do và thuận lợi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cho mình, với chi phí trên thị trường không quá cao và hầu như dễ dàng tiếp cận đối với mọi người.
Lời kết
Như vậy, mặc dù chữ ký số cá nhân là không cần thiết, nhưng đối với các cá nhân có nhu cầu, mọi người đều có thể tiến hành đăng ký chữ ký số cá nhân một cách dễ dàng và nhanh chóng. Với chi phí ít tốn kém và dễ quản lý, chữ ký số cá nhân có tiềm năng thay thế chữ ký tay trong tương lai không xa.
