1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/
Giao diện trang chủ website Cổng dịch vụ Công quốc gia.
Bước 2: “Đăng nhập” tài khoản dịch vụ công bằng cách sử dụng thiết bị ký số USB Token. Nếu chưa có tài khoản, đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.
Lưu ý: Bạn cần tải và cài đặt công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số danh nghiệp.
Bước 3: Sau khi Đăng nhập cổng DVC quốc gia thành công (1) sử dụng tài khoản của doanh nghiệp. Bạn hãy chọn tại phần “thông tin và dịch vụ” (2) mục “Dịch vụ công trực tuyến”. Bạn lựa chọn thủ tục bằng cách tìm kiếm theo tên trong thủ tục đó trên hệ thống dịch vụ công quốc gia. Cụ thể:
- Tại mục tìm kiếm bạn gõ từ khóa “liên thông”(3), và mục chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” (4). Sau đó bạn nhấn chọn vào ô “Tìm kiếm” (5).
- Lúc này hệ thống sẽ gửi kết quả trả về với nghiệp vụ tương ứng là “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động“.
Bước 4: Chọn thủ tục, click vào “Nộp trực tuyến”.
Thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Bước 5: Thực hiện điền thông tin.
Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Chọn địa điểm nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động
Bước 6: Sau khi hoàn thành, click chọn “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin.
Bước 7: Hoàn tất các bước khi màn hình hiện thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”. Bấm “Thoát” để kết thúc thủ tục.
Bước 8: Nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ lên hệ thống BHXH.
Bước 9: Cán bộ BHXH sẽ xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH.
Bước 10: Cổng dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở của dữ liệu BHXH.
Bước 11: Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định.
Lưu ý: Một số địa phương cơ quan yêu cầu doanh nghiệp trực tiếp gửi hồ sơ hoặc gửi qua email đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Do đó, bạn nên liên hệ trực tiếp với Sở để hỏi rõ vấn đề này trước khi gửi hồ sơ.
2. Hạn báo cáo tình hình sử dụng lao động là khi nào?
Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP, thời hạn khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động thì hạn cuối để thực hiện thủ tục này là trước ngày 5/6 và trước ngày 5/12.
Sau khi nhận được báo cáo của các doanh nghiệp trên địa bàn, định kỳ 06 tháng, trước ngày 15/6 và trước ngày 15/12, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội phải báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc báo cáo bản giấy (nếu không thể báo cáo qua cổng Dịch vụ công).
Cùng với việc gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, các doanh nghiệp còn phải thông báo về tình hình sử dụng lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
3. Không báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt thế nào?
Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là một thủ tục bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Cụ thể như sau:
– Phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng: Lỗi người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định (theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
– Phạt tiền từ 05 đến 10 triệu đồng: Lỗi người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
