Quy chế lao động không đơn thuần là một văn bản đơn lẻ, mà là hệ thống các quy định nội bộ nhằm thiết lập kỷ luật và vận hành bộ máy nhân sự hiệu quả. Từ nội quy lao động, quy chế lương thưởng cho đến các thỏa thuận bảo mật, mỗi thành phần đều đóng vai trò là ‘xương sống’ pháp lý giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các danh mục mà mọi doanh nghiệp cần trang bị để hoàn thiện bộ quy chế lao động của mình.

1. Quy chế lao động là gì?

Hiện nay pháp luật không có quy định cụ thể thế nào là quy chế lao động. Có thể hiểu quy chế lao động hay quy chế nội bộ doanh nghiệp là tập hợp các văn bản, chính sách do doanh nghiệp ban hành, điều chỉnh các vấn đề liên quan đến các tổ chức, hoạt động, phân công công việc, phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, …. .

2. Tại sao ban hành quy chế lao động là cần thiết?

• Giúp việc quản lý và điều hành công ty đạt hiệu quả
• Có cơ sở để giải quyết tranh chấp, xử lý kỷ luật lao động
• Xây dựng văn hoá công ty, môi trường làm việc chuyên nghiệp

3. Quy chế lao động gồm những gì?

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy chế lao động khác nhau tuỳ theo hoạt động thực tiễn, lĩnh vực kinh doanh. Nhưng nhìn chung, đa phần các doanh nghiệp sẽ có những tài liệu sau trong quy chế lao động của mình

3.1. Nội quy lao động

• Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động
• Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
  • Trật tự tại nơi làm việc;
  • An toàn, vệ sinh lao động;
  • Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
  • Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
  • Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
  • Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
  • Trách nhiệm vật chất;
  • Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
• Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
• Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Nội quy lao động cần được công khai cho người lao động biết

3.2. Quy chế nội bộ về quản trị công ty

Quy định các nội dung về vai trò, quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc; trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông; đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc và các hoạt động khác theo quy định tại Điều lệ Công ty và các quy định hiện hành khác của pháp luật.

3.3. Quy chế quản lý tài chính công ty

• Quy định các hoạt động trong công tác quản lý tài chính của công ty, quản lý vốn, tài sản của công ty đầu tư vào các doanh nghiệp khác
• Quy chế quản lý tài chính gồm những nội dung cụ thể như: 
  • Quản lý và sử dụng vốn và tài sản (Vốn hoạt động kinh doanh, vốn điều lệ, Huy động vốn, Quản lý vốn, Quản lý sử dụng tài sản lưu động, …)
  • Quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
  • Kế hoạch tài chính, chế độ kế toán và kiểm toán

3.4. Quy chế phối hợp giữa các phòng ban

• Quy định về cơ chế phối hợp giải quyết công việc, hỗ trợ giữa Ban Tổng giám đốc, các Bộ phận chức năng với nhau
• Nội dung cụ thể: 
  • Mối quan hệ giữa Ban Tổng giám đốc và các bộ phận chức năng
  • Mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận chức năng 
  • Những công việc cần thiết có sự phối hợp giữa các phòng ban

3.5. Quy chế trả lương, trả thưởng

Hoàn thiện quy chế trả lương, trả thưởng giúp doanh nghiệp vận hành bền vững

• Quy định về việc trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp và hỗ trợ cho người lao động của công ty bao gồm NLĐ làm việc tại chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, theo hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động.
• Nội dung cụ thể:
  • Cơ cấu thu nhập
  • Quy định về lương trong các trường hợp đặc biệt (Tiền lương thử việc; Tiền lương trong thời gian hội thảo, học tập, đào tạo; Tiền lương làm thêm giờ; Tiền lương trong thời gian nghỉ việc
  • Chế độ trả lương (Hình thức trả lương, Phương thức trả lương, …)
  • Thưởng (Các loại thưởng, thưởng định kỳ, thưởng năm, thưởng đột xuất, …)

4. Những vấn đề cần lưu ý khi xây dựng quy chế lao động

• Quy chế lao động không được trái với quy định pháp luật
• Quy chế lao động phải đảm bảo được xây dựng trên cơ sở hoạt động thực tiễn, phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty.
• Doanh nghiệp phải công khai, công bố quy chế người lao động.

5. Một số câu hỏi thường gặp về quy chế lao động

5.1. Quy chế lao động có bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Không phải mọi quy chế đều bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước chẳng hạn như quy chế quản lý tài chính, quy chế tuyển dụng nhân sự, …. Tuy nhiên đối với nội quy lao động, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

5.2. Quy chế lao động có hiệu lực khi nào?

Thường là kể từ ngày ghi trên quyết định ban hành, hoặc sau một khoảng thời gian nhất định được ghi rõ trong quy chế sau khi đã công bố cho người lao động.

5.3. Công ty dưới 10 nhân viên có phải đăng ký nội quy lao động không ?

Nếu sử dụng dưới 10 người lao động, người sử dụng lao động không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY LUẬT VIỆT ANH 24H

• Tư vấn xây dựng nội quy lao động.
• Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
• Rà soát hợp đồng lao động.
• Hỗ trợ xin thẻ tạm trú, visa cho người nước ngoài. 

Với phương châm “Tận tâm – Hiệu quả – Vì lợi ích của khách hàng”, Công ty Luật Việt Anh không chỉ là đơn vị thực hiện thủ tục mà là người đồng hành pháp lý đáng tin cậy trong suốt quá trình phát triển doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

• CÔNG TY LUẬT TNHH VIỆT ANH 24H
• Địa chỉ: VA03A-5 Hoàng Thành Villa, KĐT Mỗ Lao, phường Đại Mỗ, Hà Nội.
• Giám đốc: Luật sư Ngô Văn Khiêm
• Luật sư điều hành: Luật sư Phạm Thị Quỳnh Trang
• Mobile: 0974.161.280 / 0989.466.280
• Email: lsphamtrang@luatvietanh.com/ luatvietanh24h@gmail.com
• 

Bài viết liên quan

Những vấn đề người sử dụng lao động cần lưu ý khi xây dựng nội quy lao động

Người sử dụng lao động thực hiện xử lý kỷ luật lao động như thế nào ?

Tổng hợp các quy định pháp luật quan trọng về Thỏa ước lao động tập thể: Tư vấn pháp lý từ A-Z

THẨM QUYỀN XỬ LÝ THỦ TỤC GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG ỦY QUYỀN VỀ UBND CẤP XÃ